คำถามที่ 4 ให้ท่านตั้งคำถามเกี่ยวกับการบริหารโครงการใดโครงการหนึ่งให้ประสบความสำเร็จ พร้อมตัวอย่าง

สิ่งที่สำคัญในการวางแผนบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จคืออะไร ???
คือ การเริ่มต้นโครงการเป็นกระบวนการสำคัญที่ทำให้กระบวนการบริหารโครงการ มีประสิทธิภาพ ซึ่งการเริ่มต้นที่ดีจะส่งผลให้แต่ละขั้นตอนการทำงานดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างดำเนินโครงการ ซึ่งมักจะเป็นปัญหาที่แก้ไขยากใช้เวลานานและหากแก้ไขไม่ได้ ปัญหาเหล่านั้นจะยังคงอยู่กับโครงการและทำให้ไม่สามารถพัฒนาโครงการได้ตามแผนงาน


ตัวอย่างกระบวนการเริ่มต้นโครงการควรประกอบด้วย
1. วัตถุประสงค์ของโครงการ : ควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของโครงการว่ามีผลประโยชน์ใดที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ และผลที่ได้ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ใช้งานระบบงาน
2. ยุทธศาสตร์การพัฒนา : เป็นการหาทางเลือกที่เหมาะสมกับการดำเนินงานโครงการ เช่น พัฒนาขึ้นเองในองค์กร ว่าจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาดำเนินการ หรือซื้อระบบสำเร็จรูป
3. ผู้เกี่ยวข้องกับโครงการ : ควรมีการพิจารณาผู้เกี่ยวข้องที่แท้จริงในการดำเนินโครงการ โดยพิจารณาจากผู้ที่ใช้ระบบงาน ผู้ที่ได้รับประโยชน์ ผู้ที่ได้รับผลกระทบและผู้ที่มีความสนใจในการทำงานของระบบงาน รวมทั้งผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียต่อการพัฒนาระบบ
4. ระยะเวลาและงบประมาณโครงการ : โดยทั่วไปปัญหาการกำหนดระยะเวลาและงบประมาณโครงการมักเกิดจากการที่มีสารสนเทศไม่เพียงพอ และอาจเกิดจากความต้องการที่มิได้คำนึงถึงงบประมาณในอนาคตจึงทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นได้เช่นกัน
5. การเลือกสรรเทคโนโลยี : การเลือกสรรเทคโนโลยีเป็นเรื่องสำคัญกับโครงการ เนื่องจากเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก สิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันอาจจะล้าสมัยได้ง่าย จึงจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ นอกจากนี้ เทคโนโลยีใหม่อาจจะไม่เข้ากับระบบปัจจุบันจึงต้องเข้าใจ ถึงการเลือกสรรเทคโนโลยีโดยอาจสอบถามได้จากผู้เชี่ยวชาญ
6. การประเมินการบริหารความเสี่ยง : โครงการด้านไอทีที่มีความซับซ้อนมาก ซึ่งแต่ละโครงการย่อมมีความเสี่ยงอยู่ด้วยเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่ต้องลดความเสี่ยงให้น้อยลง ให้แน่ใจว่าไม่มีความเสี่ยงซ่อนเร้นในโครงการ สาเหตุของความเสี่ยงต้องได้รับการระบุก่อนที่ดำเนินการโครงการ
ทั้งนี้ ในกระบวนการจัดทำโครงการจะต้องมีข้อกำหนดของโครงการ เพื่อเป็นสื่อกลางของผู้จัดทำโครงการในการบริหารงานโครงการต่อไป ซึ่งข้อกำหนดโครงการ คือ เอกสารที่ได้รับอนุมัติให้จัดทำโครงการได้ มีเนื้อหาสาระดังต่อไปนี้
- ความเป็นมาของโครงการ
- ระบบปัจจุบัน
- ระบบที่เสนอใหม่ โดยมีวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และผู้เกี่ยวข้อง
- ข้อสมมติ เงื่อนไข รวมทั้งการประเมินทางเลือก
- ข้อเสนอแนะ
โดยสรุปการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จ นอกจากจะประกอบด้วยการวางแผนโครงการ การปฏิบัติตามกระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน และการติดตามผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องแล้ว การประสานความรู้ด้านการบริหารโครงการและความรู้ด้านระบบงานไอทีก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะการบริหารโครงการเป็นการทำงานภายในกรอบของข้อกำหนด เงื่อนไข เวลา ทรัพยากร บุคคล และเงินงบประมาณ จึงต้องการผู้บริหารที่มีความรู้และประสบการณ์ในงานด้านไอที อีกทั้งมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานไอที เพื่อให้การบริหารโครงการประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี