วันพฤหัสบดีที่ 25 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553

คำถามที่ 4 ให้ท่านตั้งคำถามเกี่ยวกับการบริหารโครงการใดโครงการหนึ่งให้ประสบความสำเร็จ พร้อมตัวอย่าง

สิ่งที่สำคัญในการวางแผนบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จคืออะไร ???
คือ การเริ่มต้นโครงการเป็นกระบวนการสำคัญที่ทำให้กระบวนการบริหารโครงการ มีประสิทธิภาพ ซึ่งการเริ่มต้นที่ดีจะส่งผลให้แต่ละขั้นตอนการทำงานดีขึ้น อีกทั้งยังช่วยป้องกันปัญหาต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างดำเนินโครงการ ซึ่งมักจะเป็นปัญหาที่แก้ไขยากใช้เวลานานและหากแก้ไขไม่ได้ ปัญหาเหล่านั้นจะยังคงอยู่กับโครงการและทำให้ไม่สามารถพัฒนาโครงการได้ตามแผนงาน


ตัวอย่างกระบวนการเริ่มต้นโครงการควรประกอบด้วย
1. วัตถุประสงค์ของโครงการ : ควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของโครงการว่ามีผลประโยชน์ใดที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ และผลที่ได้ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ใช้งานระบบงาน
2. ยุทธศาสตร์การพัฒนา : เป็นการหาทางเลือกที่เหมาะสมกับการดำเนินงานโครงการ เช่น พัฒนาขึ้นเองในองค์กร ว่าจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาดำเนินการ หรือซื้อระบบสำเร็จรูป
3. ผู้เกี่ยวข้องกับโครงการ : ควรมีการพิจารณาผู้เกี่ยวข้องที่แท้จริงในการดำเนินโครงการ โดยพิจารณาจากผู้ที่ใช้ระบบงาน ผู้ที่ได้รับประโยชน์ ผู้ที่ได้รับผลกระทบและผู้ที่มีความสนใจในการทำงานของระบบงาน รวมทั้งผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียต่อการพัฒนาระบบ
4. ระยะเวลาและงบประมาณโครงการ : โดยทั่วไปปัญหาการกำหนดระยะเวลาและงบประมาณโครงการมักเกิดจากการที่มีสารสนเทศไม่เพียงพอ และอาจเกิดจากความต้องการที่มิได้คำนึงถึงงบประมาณในอนาคตจึงทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นได้เช่นกัน
5. การเลือกสรรเทคโนโลยี : การเลือกสรรเทคโนโลยีเป็นเรื่องสำคัญกับโครงการ เนื่องจากเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก สิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันอาจจะล้าสมัยได้ง่าย จึงจำเป็นต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญและมีประสบการณ์ นอกจากนี้ เทคโนโลยีใหม่อาจจะไม่เข้ากับระบบปัจจุบันจึงต้องเข้าใจ ถึงการเลือกสรรเทคโนโลยีโดยอาจสอบถามได้จากผู้เชี่ยวชาญ
6. การประเมินการบริหารความเสี่ยง : โครงการด้านไอทีที่มีความซับซ้อนมาก ซึ่งแต่ละโครงการย่อมมีความเสี่ยงอยู่ด้วยเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการที่ต้องลดความเสี่ยงให้น้อยลง ให้แน่ใจว่าไม่มีความเสี่ยงซ่อนเร้นในโครงการ สาเหตุของความเสี่ยงต้องได้รับการระบุก่อนที่ดำเนินการโครงการ
ทั้งนี้ ในกระบวนการจัดทำโครงการจะต้องมีข้อกำหนดของโครงการ เพื่อเป็นสื่อกลางของผู้จัดทำโครงการในการบริหารงานโครงการต่อไป ซึ่งข้อกำหนดโครงการ คือ เอกสารที่ได้รับอนุมัติให้จัดทำโครงการได้ มีเนื้อหาสาระดังต่อไปนี้
- ความเป็นมาของโครงการ
- ระบบปัจจุบัน
- ระบบที่เสนอใหม่ โดยมีวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และผู้เกี่ยวข้อง
- ข้อสมมติ เงื่อนไข รวมทั้งการประเมินทางเลือก
- ข้อเสนอแนะ
โดยสรุปการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จ นอกจากจะประกอบด้วยการวางแผนโครงการ การปฏิบัติตามกระบวนการทำงานอย่างเป็นขั้นตอน และการติดตามผลการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องแล้ว การประสานความรู้ด้านการบริหารโครงการและความรู้ด้านระบบงานไอทีก็เป็นสิ่งสำคัญ เพราะการบริหารโครงการเป็นการทำงานภายในกรอบของข้อกำหนด เงื่อนไข เวลา ทรัพยากร บุคคล และเงินงบประมาณ จึงต้องการผู้บริหารที่มีความรู้และประสบการณ์ในงานด้านไอที อีกทั้งมีความเข้าใจเกี่ยวกับระบบงานไอที เพื่อให้การบริหารโครงการประสบความสำเร็จเป็นอย่างดี

คำถามที่ 3 ถ้าหากว่าผลการประเมินโครงการออกมาแล้วไม่ดี โครงการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ท่านจะทำอย่างไร

เนื่องจากการประเมินผลโครงการเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างผู้บริหารโครงการและผู้ประเมิน การประเมินเป็นเพียงกระบวนการหนึ่งในการช่วยรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินโครงการที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร การใช้การประเมินโครงการในทางที่ผิดจะส่งผลให้โครงการที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้วเกิดความเสียหาย ซึ่งการประเมินโครงการออกมาแล้วไม่ดี แต่โครงการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นลักษณะการประเมินแบบระเบิดใต้น้ำ คือความพยายามทำลายโครงการโดยไม่คำนึงถึงคุณค่าของโครงการต้องการเพียงกำจัดให้หมดไป โดยการตั้งใจค้นหาแต่สิ่งที่เป็นข้อบกพร่องของโครงการเท่านั้น
เพราะฉะนั้นในการประเมินโครงการให้มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องที่ผู้บริหารและผู้ประเมินต้องทำความเข้าใจกันให้ได้ว่าการประเมินจะไม่เป็นโทษภัยมาถึงตัวเองหรือผู้ปฏิบัติคนใดคนหนึ่ง จึงจะทำให้ผลการประเมินนำไปสู่การพิจารณาถึงประสิทธิภาพประสิทธิผลของโครงการที่แท้จริง ไม่ใช่เพื่อการพิจารณาความดีความชอบหรือพิจารณาโทษวินัยหรืออื่น ๆ แก่ผู้ปฏิบัติงานในโครงการ เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในโครงการเต็มใจให้ความร่วมมือในการให้ข้อมูลที่เป็นจริง และไม่มองว่าผู้ประเมินไปจับผิดหรือตรวจสอบเพื่อพิจารณาโทษ ซึ่งจะทำให้ได้ผลการประเมินที่ถูกต้องเป็นจริงและเป็นประโยชน์ นอกจากนี้ ผู้บริหารควรให้แจ้งให้ผู้ปฏิบัติงานในโครงการได้ทราบถึงเจตนารมณ์ในการประเมิน และขอให้ทุกคนให้ความร่วมมือกับผู้ประเมินด้วย

คำถามที่ 2 การประเมินผลโครงการด้านการพัฒนาระบบสารสนเทศ จะประเมินผลโครงการอย่างไร

ขั้นตอนการจัดทำระบบการประเมินผลโครงการ
ขั้นที่ 1- กำหนดผลสัมฤทธิ์ที่ต้องการ
ขั้นที่ 2- กำหนดความชี้วัดความสำเร็จของงาน
ขั้นที่ 3- กำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูล
ขั้นที่ 4- กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน
ขั้นที่ 5- รายงานผลสัมฤทธิ์
ขั้นที่ 6-ใช้ประโยชน์ข้อมูลจากการประเมินผลโครงการ
ใช้แบบจำลองการประเมินผลตาม CIPP Model เป็นแนวคิดการประเมินของสตัฟเฟิลบีม (Stufflebeam’s CIPP Model) ในปี ค.ศ. 1971 มีจุดเน้นที่สำคัญ คือ ใช้ควบคู่กับการบริหารโครงการ เพื่อหาข้อมูลประกอบการตัดสินใจ อย่างต่อเนื่องตลอดเวลา วัตถุประสงค์การประเมิน คือ การให้สารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ เน้นการแบ่งแยกบทบาทของการทำงานระหว่าง ฝ่ายประเมินกับ ฝ่ายบริหารออกจากกันอย่างเด่นชัด กล่าวคือฝ่ายประเมินมีหน้าที่ระบุ จัดหา และนำเสนอสารสนเทศให้กับฝ่ายบริหาร ส่วนฝ่ายบริหารมีหน้าที่เรียกหาข้อมูล และนำผลการประเมินที่ได้ไปใช้ประกอบการตัดสินใจ เพื่อดำเนินกิจกรรมใดๆ ที่เกี่ยวข้องแล้วแต่กรณี ทั้งนี้เพื่อป้องกันการมีอคติในการประเมิน และ เขาได้แบ่งประเด็นการประเมินผลออกเป็น 4 ประเภท คือ
1. การประเมินด้านบริบทหรือสภาวะแวดล้อม (Context Evaluation : C) เป็นการประเมินให้ได้ข้อมูลสำคัญ เพื่อช่วยในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ ความเป็นไปได้ของโครงการ เป็นการตรวจสอบว่าโครงการที่จะทำสนองปัญหาหรือความต้องการจำเป็นที่แท้จริงหรือไม่ วัตถุประสงค์ของโครงการชัดเจน เหมาะสม สอดคล้องกับนโยบายขององค์การ หรือ นโยบายหน่วยเหนือหรือไม่ เป็นโครงการที่มีความเป็นไปได้ในแง่ของโอกาสที่จะได้รับการสนับสนุนจากองค์กรต่าง ๆ หรือไม่ เป็นต้น
การประเมินสภาวะแวดล้อมจะช่วยในการตัดสินเกี่ยวกับเรื่อง โครงการควรจะทำในสภาพแวดล้อมใด ต้องการจะบรรลุเป้าหมายอะไร หรือต้องการบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะอะไร เป็นต้น
2. การประเมินปัจจัยเบื้องต้นหรือปัจจัยป้อน (Input Evaluation : I ) เป็นการประเมินเพื่อพิจารณาถึง ความเป็นไปได้ของโครงการ ความเหมาะสม และความพอเพียงของทรัพยากรที่จะใช้ในการดำเนินโครงการ เช่น งบประมาณ บุคลากร วัสดุอุปกรณ์ เวลา รวมทั้งเทคโนโลยีและแผนการดำเนินงาน เป็นต้น
การประเมินผลแบบนี้จะทำโดยใช้ เอกสารหรืองานวิจัยที่มีผู้ทำไว้แล้ว หรือใช้วิธีการวิจัยนำร่องเชิงทดลอง (Pilot Experimental Project) ตลอดจนอาจให้ผู้เชี่ยวชาญ มาทำงานให้ อย่างไรก็ตาม การประเมินผลนี้จะต้องสำรวจสิ่งที่มีอยู่เดิมก่อนว่ามีอะไรบ้าง และตัดสินใจว่าจะใช้วิธีการใด ใช้แผนการดำเนินงานแบบไหน และต้องใช้ทรัพยากรจากภายนอก หรือไม่
3. การประเมินกระบวนการ (Process Evaluation : P ) เป็นการประเมินระหว่างการดำเนินงานโครงการ เพื่อหาข้อบกพร่องของการดำเนินโครงการ ที่จะใช้เป็นข้อมูลในการพัฒนา แก้ไข ปรับปรุง ให้การดำเนินการช่วงต่อไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเป็นการตรวจสอบกิจกรรม เวลา ทรัพยากรที่ใช้ในโครงการ ภาวะผู้นำ การมีส่วนร่วมของประชาชนในโครงการ โดยมีการบันทึกไว้เป็นหลักฐานทุกขั้นตอน การประเมินกระบวนการนี้ จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการค้นหาจุดเด่น หรือจุดแข็ง (Strengths) และจุดด้อย (Weakness) ของนโยบาย/แผนงาน/โครงการ มักจะไม่สามารถศึกษาได้ภายหลังจากสิ้นสุดโครงการแล้ว
การประเมินกระบวนการจะมีบทบาทสำคัญในเรื่องการให้ข้อมูลย้อนกลับเป็นระยะ ๆ เพื่อการตรวจสอบการดำเนินของโครงการโดยทั่วไป การประเมินกระบวนการมีจุดมุ่งหมาย คือ
3.1 เพื่อการหาข้อบกพร่องของโครงการ ในระหว่างที่มีการปฏิบัติการ หรือการดำเนินงานตามแผนนั้น
3.2 เพื่อหาข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงาน ของโครงการ
3.3 เพื่อการเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการดำเนินงานของโครงการ
4. การประเมินผลผลิต (Product Evaluation : P ) เป็นการประเมินเพื่อเปรียบเทียบผลผลิตที่เกิดขึ้นกับวัตถุประสงค์ของโครงการ หรือความต้องการ/ เป้าหมายที่กำหนดไว้ รวมทั้งการพิจารณาในประเด็นของการยุบ เลิก ขยาย หรือปรับเปลี่ยนโครงการและการประเมินผล เรื่องผลกระทบ (Impact) และผลลัพธ์ ( Outcomes ) ของนโยบาย / แผนงาน / โครงการ โดยอาศัยข้อมูลจากการประเมินสภาวะแวดล้อม ปัจจัยเบื้องต้นและกระบวนการร่วมด้วย จะเห็นได้ว่า การประเมินแบบ CIPP เป็นการประเมินที่ครอบคลุมองค์ประกอบของระบบทั้งหมด ซึ่งผู้ประเมินจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ของการประเมินที่ครอบคลุมทั้ง 4 ด้าน กำหนดประเด็นของตัวแปรหรือตัวชี้วัด กำหนดแหล่งข้อมูลผู้ให้ข้อมูล กำหนดเครื่องมือการประเมิน วิธีการที่ใช้ในการเก็บรวบรวมข้อมูล กำหนดแนวทางการวิเคราะห์ข้อมูล และเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน

คำถามที่ 1 ทำไมจะต้องมีการประเมินผลโครงการ

เนื่องจากในการประเมินโครงการมีเป้าประสงค์หลักคือ ต้องการข้อมูลที่ชี้ว่าโครงการที่ดำเนินการนั้นเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ หรือเป็นโครงการที่คุ้มค่าต่อการตัดสินใจในการดำเนินการหรือไม่ รวมถึงการศึกษาว่าในการดำเนินการโครงการมีปัญหาที่ต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขในเรื่องใดบ้าง และเป็นโครงการที่มีคุณค่ามากน้อยเพียงใด เพื่อนำมาตัดสินใจในการแก้ไขปรับปรุงโครงการให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดียิ่งขึ้น ขั้นตอนที่สำคัญมากซึ่งจุดมุ่งหมายของการประเมินผลโครงการมีดังนี้
1. เพื่อสนับสนุนหรือยกเลิก การประเมินผลจะเป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจว่าควรจะยกเลิกโครงการหรือสนับสนุนให้มีการขยายผลต่อไป โดยเฉพาะการมีโครงการใหม่ ๆ ยังมิได้จัดทำในรูปของโครงการทดลอง (Experimental) มีโอกาสจะผิดพลาดหรือล้มเหลวได้ง่าย ความล้มเหลวของโครงการจึงมิใช่ความล้มเหลวของผู้บริหารเสมอไป ดังนั้น ถ้าเราประเมินผลแล้วโครงการนั้น สำเร็จตามที่กำหนดวัตถุประสงค์ และเป้าหมายไว้ก็ควรดำเนินการต่อไป แต่ถ้าประเมินผลแล้วโครงการนั้นมีปัญหาหรือมีผลกระทบเชิงลบมากกว่า เราก็ควรยกเลิกไป
2. เพื่อทราบถึงความก้าวหน้าของการปฏิบัติงานตามโครงการ ว่าเป็นไปตามที่กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย หรือกฎเกณฑ์ หรือมาตรฐานที่กำหนดไว้เพียงใด
3. เพื่อปรับปรุงงาน ถ้าเรานำโครงการไปปฏิบัติแล้ว พบว่าบางโครงการไม่ได้เสียทั้งหมด แต่ก็ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ทุกข้อ เราควรนำโครงการนั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น โดยพิจารณาว่าโครงการนั้นบกพร่องในเรื่องใด เช่น ขาดความร่วมมือของประชาชน ขัดต่อค่านิยมของประชาชน ขาดการประชาสัมพันธ์ หรือสมรรถนะขององค์การที่รับผิดชอบต่ำ เมื่อเราทราบผลของการประเมินผล เราก็จะได้ปรับปรุงแก้ไขให้ตรงประเด็น
4. เพื่อศึกษาทางเลือก (Alternative) โดยปกติในการนำโครงการไปปฏิบัตินั้น ผู้บริหารโครงการจะพยายามแสวงหาทางเลือกที่ดีที่สุด จากทางเลือกอย่างน้อย 2 ทางเลือก ดังนั้นการประเมินผลจะเป็นการเปรียบเทียบทางเลือก ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกทางเลือกใดปฏิบัติ ทั้งนี้เพื่อลดความเสี่ยงให้น้อยลง
5. เพื่อขยายผล ในการนำโครงการไปปฏิบัติ ถ้าเราไม่มีการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง อาจจะไม่ทราบถึงความสำเร็จของโครงการ แต่ถ้าเราประเมินผลโครงการเป็นระยะสม่ำเสมอ ผลปรากฏว่าโครงการนั้น บรรลุผลสำเร็จตามที่กำหนดวัตถุประสงค์ เราก็ควรจะขยายผลโครงการนั้นต่อไป แต่การขยายผลนั้นมิได้หมายความว่าจะขยายไปได้ทุกพื้นที่ การขยายผลต้องคำนึงถึงมิติของประชากร เวลา สถานที่ สถานการณ์ต่าง ๆ เช่น โครงการปลูกพืชเมืองหนาวจะประสบความสำเร็จดีในพื้นที่ภาคเหนือ แต่ถ้าขยายผลไปยังภูมิภาคอื่นอาจจะไม่ได้ผลดีเสมอไป เพราะต้องคำนึงถึงลักษณะภูมิประเทศ ภูมิอากาศ เชื้อชาติ ค่านิยม ฯลฯ ดังนั้นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ สิ่งที่นำไปในพื้นที่หนึ่งอาจได้ผลดี แต่นำไปขยายผลในพื้นที่หนึ่งอาจไม่ได้ผล หรือ สิ่งที่เคยทำได้ผลดีในช่วงเวลาหนึ่ง อาจจะไม่ได้ผลดีในอีกช่วงเวลาหนึ่ง

วันพฤหัสบดีที่ 4 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553

ผังข่ายงานมี 2 ประเภท คือ AOA และ AON มีประโยชน์อย่างไรบ้าง และประเภทใดที่ท่านคิดว่าน่าจะมีประโยชน์ที่สุด เพราะอะไร

- AOA และ AON เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมโยงกันในลักษณะของเครือข่าย (ข่ายงาน)ทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป ต่างกันตรง AOA แสดงแต่ละกิจกรรมแทนด้วยเส้นลูกศรและเชื่อมโยงกันด้วยวงกลม (เรียกว่า “โหนด”) ส่วน AON จะแสดงกิจกรรมบนโหนด หรืออาจเรียกอีกอย่างว่า Precedence Diagram
เพื่อบอกให้ทราบถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม
- ประเภทที่คิดว่าน่าจะมีประโยชน์ที่สุด คือ AON ช่วยให้การเขียนสะดวกขึ้นโดยการเขียนกิจกรรมลงในโหนดเลย และเชื่อมโยงกิจกรรมด้วยลูกศรอีกทีหนึ่ง ทำให้ไม่เกิดความสับสนในการเขียนกิจกรรม

การเขียนโครงการส่วนประกอบที่สำคัญและที่คิดว่าจะทำให้เรา ได้รับการอนุมัติให้จัดทำโครงการน่าจะเป็นส่วนไหน

- หลักการและเหตุผล เพราะเป็นการกล่าวถึงปัญหา สาเหตุและความจำเป็นที่ต้องมีการจัดทำโครงการโดยจะต้องพยายามพรรณนาความ หาเหตุผล หลักการ ทฤษฎี แนวทางนโยบายของรัฐบาล นโยบายของกระทรวง / กรม ตลอดจนความต้องการในการพัฒนาทั้งนี้เพื่อแสดงข้อมูลที่มีน้ำหนักน่าเชื่อถือและให้เห็นความสำคัญของสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

- งบประมาณ เพราะเป็นการระบุค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ในการดำเนินกิจกรรมขั้นต่างๆ จะต้องแจกแจงเป็นหมวดย่อยๆ เช่น หมวดค่าวัสดุ หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าตอบแทน หมวดค่าครุภัณฑ์ ซึ่งการแจกแจงงบประมาณจะมีประโยชน์ในการตรวจสอบความเป็นไปได้และตรวจสอบความเหมาะสมในสถานการณ์ต่างๆ

เส้นทางวิกฤติ Critical Path มีประโยชน์อย่างไรในการบริหารโครงการ ถ้าหากมีเส้นทางวิกฤตหลายๆ เส้นเราจะทำอย่างไร

คือ เส้นทางที่ใช้เวลาในการดำเนินกิจกรรมรวมของโครงการนานที่สุดและกิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤตจะเรียกว่า "กิจกรรมวิกฤต(Critical Activity)" เส้นทางและกิจกรรมวิกฤตจะทำให้ผู้บริหารสามารถควบคุมการดำเนินงานให้สำเร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ได้ เนื่องจากหากกิจกรรรมใดที่อยู่บนเส้นทางวิกฤตล่าช้า จะส่งผลให้โครงการนั้นล่าช้าในที่สุด ถ้ามีเส้นทางวิกฤตมากกว่า 1 เส้นทาง ให้เลือกเส้นทางที่มีค่าส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐานมากกว่าเป็นเส้นทางวิกฤต

ทำไมเราจะต้องหาค่าความน่าจะเป็นของโครงการที่จะแล้วเสร็จ มีประโยชน์อย่างไรต่อการบริหารโครงการระบบสารสนเทศ

เพราะค่าความน่าจะเป็นของโครงการ เกี่ยวกับโอกาสที่จะเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ทั้งหมดที่เป็นไปได้ของโครงการที่จะแล้วเสร็จ มีประโยชน์คือ ก่อนที่เราจะตัดสินใจ เราจะต้องมีข้อมูลให้พร้อมก่อน คือ ทางเลือกต่างๆที่เราสามารถตัดสินใจได้, เหตุการณ์ทั้งหมดที่เป็นไปได้สำหรับแต่ละทางเลือก, และโอกาสหรือความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นสำหรับแต่ละเหตุการณ์ , และเมื่อเกิดเหตุการณ์นั้นๆขึ้นแล้ว ผลลัพธ์คืออะไรในส่วนของความน่าจะเป็นของโครงการและผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นนี้ เราจะต้องสามารถประเมินออกมาเป็นตัวเลขได้ เพื่อเตรียมรับมือกับเหตุการณ์ที่อาจจะเกิดผลกระทบกับโครงการได้