1. ชื่อโครงการ : ระบบการจัดการงานสารบรรณในโรงเรียน
กรณีศึกษาโรงเรียนบ้านดุมใหญ่ดงยาง อำเภอม่วงสามสิบ จังหวัดอุบลราชธานี

2. หลักการและเหตุผล
เนื่องด้วยการทำงานงานสารบรรณในโรงเรียน เป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสารจำเป็นต้องมีการจัดเก็บที่ดี เพื่อง่ายในการค้นหามาใช้งาน สำหรับเอกสารทางราชการนั้นจำเป็นต้องจัดเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี ทำให้มีเอกสารจำนวนมาก การทำงานในปัจจุบันเอกสารส่วนใหญ่ยังคงใช้กระดาษอยู่ ทำให้ประสบปัญหาเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร และการค้นหาที่ทำได้ไม่สะดวกและรวดเร็วเท่าที่ควร การลดใช้กระดาษในการทำงานและในชีวิตประจำวัน ช่วยประหยัดต้นทุน สะดวก รวดเร็วในการค้นหาข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยการนำเทคโนโลยีมาใช้อย่างอย่างคุ้มค่า อันจะนำไปสู่การสงวนรักษาทรัพยากรธรรมชาติ และพลังงาน ท่ามกลางกระแสของภาวะโลกร้อนที่ไม่เพียงแต่ประเทศไทยที่ให้ความสำคัญกับประเด็นปัญหานี้ ทั่วโลกก็ให้ความสำคัญและตระหนักถึงปัญหานี้อย่างมาก เนื่องจากผลกระทบจากการแปรปรวนของธรรมชาตินับวันจะทวีความรุนแรงขึ้น ทั้งภัยแล้ง น้ำท่วม แผ่นดินถล่ม พายุ อุณหภูมิที่เพิ่มสูงขึ้นอย่างผิดปกติ ซึ่งปัญหาดังกล่าวได้รับการพิสูจน์ในวงการนักวิทยาศาสตร์โลก โดยการรายงานของคณะกรรมการ Intergovernmental Panel on Climate Change (IPCC) วิเคราะห์สาเหตุความแปรปรวนของธรรมชาติว่าเกิดจากกิจกรรมการใช้พลังงาน การจัดการขยะ การใช้และการจัดการทรัพยากร ดิน น้ำ ป่าไม้ เพื่อการผลิตอาหาร ดำรงชีวิตของมนุษย์ รวมทั้งการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมมาตั้งแต่สมัยอดีตจนถึงปัจจุบัน ซึ่งการลดใช้กระดาษในงานสารบรรณก็เป็นทางหนึ่งที่ช่วยลดปัญหาภาวะโลกร้อนได้
ในการจัดการเอกสารงานสารบรรณโรงเรียนในปัจจุบันยังไม่มีการนำเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการต่างๆ ซึ่งการจัดการทุกอย่างยังใช้การจดบันทึกด้วยมือและจัดเก็บเข้าในแฟ้มเอกสาร การจัดการเอกสารมีความยุ่งยาก ในการจัดเก็บต้องใช้พื้นที่จำนวนมาก และถ้าจัดเก็บไม่ดีแล้วอาจทำให้เอกสารข้อมูลสูญหายได้ง่าย
จากปัญหาดังกล่าวผู้วิจัยจึงมีแนวคิดที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับใช้ในการจัดการงานสารบรรณขึ้น เพื่อช่วยในการจัดการเอกสาร ลดปริมาณการใช้กระดาษ ป้องกันการสูญหายของเอกสาร โดยการจัดทำให้อยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่สามารถจัดการผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุนด้านกระดาษ และเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงานต่างๆ ได้ยิ่งขึ้น

3. วัตถุประสงค์
3.1 เพื่อพัฒนาโปรแกรมจัดการงานสารบรรณในโรงเรียน
3.2 เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงานสารบรรณให้กับบุคลากรในโรงเรียน
3.3 เพื่อให้การจัดการเอกสารงานสารบรรณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นระบบและมีความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูล

4. เป้าหมาย
เพื่อจัดการเอกสารงานสารบรรณในโรงเรียน สะดวกในการใช้งาน และเปลี่ยนรูปแบบเอกสารในแผ่นกระดาษให้อยู่ในรูปของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

5. วิธีดำเนินงานหรือแผนงานย่อยหรือกิจกรรมย่อย
5.1 นำเสนอหัวข้อต่ออาจารย์ที่ปรึกษา (ศึกษาทฤษฏีและเทคโนโลยีที่ใช้)
5.1.1 นำเสนอหัวข้อเรื่องระบบการจัดการงานสารบรรณในโรงเรียน กรณีศึกษาโรงเรียนบ้านดุมใหญ่ดงยาง อำเภอม่วงสามสิบ จังหวัดอุบลราชธานี
5.2 ศึกษาและเก็บรวบรวมข้อมูล
5.2.1 สัมภาษณ์บุคลากรในโรงเรียนที่เกี่ยวข้อง
5.2.2 จดบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
5.2.3 รวบรวมข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องและทำการจัดเก็บข้อมูล
5.3 วิเคราะห์ข้อมูล
5.3.1 ศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
5.3.2 นำข้อมูลที่รวบรวมแล้วมาทำการวิเคราะห์
5.3.3 สร้างแบบจำลอง Logical Model ประกอบ ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล(Data Flow Diagram) คำอธิบายการประมวลผลข้อมูล(Process Description) แบบจำลองข้อมูล(ER-diagram)
5.3.4 สร้างพจนานุกรมฐานข้อมูล (Data Dictionary)
5.3.5 นำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์มาออกแบบระบบ
5.3.6 ออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)
5.3.7 ออกแบบหน้าจอ (User Interface)
5.3.8 ออกแบบรายงาน (Out Design)
5.4 ออกแบบโปรแกรม
5.4.1 ออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)
5.4.2 ออกแบบจอภาพ (User Interface)
5.4.3 ออกแบบรายงาน(Output Design)
5.5 พัฒนา –ทดสอบ
5.5.1 เขียนโปรแกรม
5.5.2 ทดสอบย่อย
5.5.3 ทดสอบรวม
5.5.4 ทดสอบติดตั้งระบบ
5.6 นำเสนอผลงานต่อคณะกรรมการ
5.7 จัดทำเอกสาร
5.7.1 คู่มือสำหรับผู้ใช้
5.7.2 คู่มือประกอบระบบ
5.7.3 คู่มือประกอบโปรแกรม

6. ระยะเวลาการดำเนินการ


7. สถานที่หรือพื้นที่ดำเนินการ
โรงเรียนบ้านดุมใหญ่ดงยาง อำเภอม่วงสามสิบ จังหวัดอุบลราชธานี

8. งบประมาณ

9. ผู้รับผิดชอบโครงการหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ
นางสาวอัจฉราภรณ์ สุวรรณกำจาย นักศึกษาปริญญาโท หลักสูตรเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี

10. การติดตามและประเมินผล
10.1 บุคลากรในโรงเรียน หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง มีความรู้ความเข้าใจกับโปรแกรมพัฒนางานสารบรรณ ในระดับดี
10.2 บุคลากรในโรงเรียน หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง มีความพึงพอใจในกับโปรแกรมพัฒนางานสารบรรณ ในระดับดี

11. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
11.1 สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานสารบรรณในโรงเรียนบ้านดุมใหญ่ดงยาง
11.2 สามารถลดความยุ่งยากในการทำงาน
11.3 มีความรวดเร็วในการค้นหาข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวกับงานสารบรรณ